Bayiye Özel Fiyat Listesi Nasıl Kurgulanır?

Bayiye özel fiyatı yönetilebilir tutmanın yolu, her bayi için ayrı liste açmak değildir. Fiyatı katmanlar halinde kurmaktır: herkes için tek bir temel liste fiyatı, bunun üzerine bayi grubuna göre iskonto, gerektiğinde miktar ve kampanya kuralları, en sonda da sayısı az tutulan bayiye özel istisnalar. Bu katmanların hepsinin tek bir kaynaktan, tercihen ERP’nizden yönetilmesi gerekir.

Kulağa basit geliyor. Ama birçok distribütörde fiyat yapısı yıllar içinde Excel dosyaları, telefonda verilen sözler ve "bu bayiye hep böyle yapıyoruz" alışkanlıklarıyla büyür. Bu yazı, o yapıyı bayi portalına taşımadan önce nasıl sadeleştireceğinizi anlatıyor.

Fiyat yapısı neden dağılır?

Genelde tek bir kötü kararla değil, küçük istisnalarla. Bir bayiye büyük sipariş verdiği için ek %2 yapılır. Başka bir bayiye bölgedeki rekabet yüzünden özel fiyat verilir. Bir kampanya biter ama bazı bayilerde fiyat eski haliyle kalır. Bir süre sonra "bu bayinin bu üründeki doğru fiyatı ne?" sorusunun cevabını tek bir kişi bilir hale gelir.

Telefonla çalışırken bu dağınıklık bir şekilde idare edilir. Bayi portalında ise her fiyat ekranda, yazılı olarak görünür. Bu yüzden portal projesi çoğu firma için fiyat yapısını ilk kez gerçekten düzenleme fırsatıdır.

Katman 1: Tek bir temel liste fiyatı

Her şeyin başlangıç noktası, her ürün için bir liste fiyatıdır. Tüm iskontolar ve kurallar bu fiyat üzerinden hesaplanır.

Burada iki karar önemli:

• Liste fiyatı tek olmalı. Bayi grubu başına ayrı liste fiyatı tutmak yerine, tek liste fiyatı üzerinden grup iskontosu uygulamak güncellemeyi çok kolaylaştırır. Fiyat artışı yaptığınızda tek bir listeyi güncellersiniz, tüm grupların fiyatı kendiliğinden güncellenir.
• KDV hariç tutulmalı. Hesaplamaları KDV hariç fiyat üzerinden yapmak, iskonto ve kampanya hesaplarını sadeleştirir. KDV en sonda eklenir.

Katman 2: Bayi grupları

Her bayiye tek tek fiyat vermek yerine bayileri gruplara ayırın. Gruplama genelde şu kriterlerden biri ya da birkaçıyla yapılır:

• Ciro veya alım hacmi (A, B, C bayi)
• Kanal (perakende bayi, toptancı, kurumsal müşteri)
• Bölge
• Sözleşme tipi (yetkili bayi, alt bayi)

Grup sayısını makul tutmak, fiyat yapısını yönetilebilir tutmanın en etkili yoludur. Her yeni istisna için yeni bir grup açmak, bir süre sonra bayi sayısı kadar grup demektir.

ERP’nizde bu gruplamanın karşılığı büyük ihtimalle zaten vardır. Örneğin Logo’nun ERP ürünlerinde satış fiyat kartları, cari hesabın ticari işlem grubu veya özel kodları gibi alanlara göre filtrelenebilir. Portalı kurarken yeni bir gruplama icat etmek yerine ERP’deki mevcut yapıyı kullanmak, iki sistemin aynı fiyatı hesaplamasını garanti altına almanın en kolay yoludur.

Katman 3: İskonto ve ardışık iskontonun matematiği

Türkiye’de bayi fiyatlandırmasında ardışık iskonto (%10+%5 gibi) çok yaygındır. Ve en sık yapılan hata da burada: ardışık iskontolar toplanmaz, çarpılır.

%10+%5 iskonto şöyle hesaplanır:

• 1.000 TL × 0,90 = 900 TL
• 900 TL × 0,95 = 855 TL

Yani toplam iskonto %15 değil, %14,5’tir.

Küçük görünen bu fark, yüksek hacimli bir bayide ve binlerce kalemde ciddi bir tutara dönüşür. Portalda gösterilen fiyatın ERP’nin hesapladığı fiyatla kuruşu kuruşuna aynı olması bu yüzden önemlidir.

İyi haber: Ardışık iskontolarda sıra fiyatı değiştirmez. %10+%5 ile %5+%10 aynı net fiyatı verir. Ama belgede her iskontonun tutarı ayrı gösteriliyorsa, tutarlar sıraya göre farklı görünür. Portalın ERP ile aynı sırayı kullanması, bayinin ekranda gördüğü dökümle faturadaki dökümün aynı olmasını sağlar.

Katman 4: Miktar kademeli fiyat

Bazı ürünlerde fiyat alınan miktara göre düşer. Örneğin:

Kademeli fiyat kurgularken iki şeyi netleştirin:

• Kademe neye göre hesaplanıyor? Tek sipariş satırına mı, siparişin tamamına mı, yoksa belirli bir dönemdeki toplam alıma mı?
• Koli veya paket adediyle uyumlu mu? Ürün 24’lü koliyle satılıyorsa, 50 adetlik bir kademe bayiyi 48 ile 72 arasında gereksiz bir hesaba sokar. Kademeleri koli katlarına göre belirlemek hem bayi hem depo için işleri kolaylaştırır.

Katman 5: Kampanyalar

Kampanya, belirli bir süre ve belirli koşullarla geçerli olan geçici bir fiyat kuralıdır. Kampanyayı tanımlarken şu soruların cevabı net olmalı:

• Süre: Başlangıç ve bitiş tarihi ne?
• Kapsam: Hangi ürünler, hangi ürün grupları?
• Kime: Tüm bayiler mi, belirli gruplar mı?
• Koşul: Minimum sipariş tutarı veya adedi var mı? Belirli bir ödeme planına mı bağlı?
• Sınır: Bir bayi kampanyadan kaç kez yararlanabilir?
• Birleşme: Grup iskontosunun üzerine mi eklenir, yerine mi geçer?

Son madde en çok atlanan ve en çok tartışma çıkaran madde. Kampanya grup iskontosuna ek mi, yoksa ikisinden yüksek olan mı uygulanacak? Bu kural baştan belirlenmezse, aynı kampanya farklı bayilerde farklı sonuç verir.

ERP’ler bu tür koşulları genelde destekler. Örneğin Logo’nun kampanya kartlarında bir carinin kampanyadan kaç kez yararlanabileceği sınırlanabiliyor. Portaldaki kampanya mantığının ERP’dekiyle aynı çalışması, "portalda indirimli göründü ama faturaya yansımadı" şikâyetlerinin önüne geçer.

Katman 6: Bayiye özel istisnalar

Her yapıda istisna olur. Belirli bir bayiye, belirli bir üründe net fiyat vermek gerekebilir. Bu normaldir. Sorun, istisnaların kalıcı hale gelmesi ve sayısının kontrolsüz artmasıdır.

İstisnaları yönetilebilir tutmak için:

• Süre verin. Her özel fiyatın bir bitiş tarihi olsun. Süresi dolan istisna, kimse fark etmeden yıllarca devam etmesin.
• Gerekçesini kaydedin. Neden verildiği, kim tarafından onaylandığı bilinsin.
• Düzenli gözden geçirin. Aynı istisna birçok bayide tekrar ediyorsa, bu aslında yeni bir grup ya da kampanya ihtiyacıdır.

Hangi fiyat kazanır? Öncelik kuralı

Katmanlar birbirine eklendiğinde, sistemin hangi sırayla hesaplama yapacağı açıkça tanımlanmalı. Yaygın bir sıralama şöyledir:

1. Bayiye özel net fiyat varsa, o uygulanır
2. Yoksa liste fiyatı alınır
3. Bayi grubu iskontosu uygulanır
4. Miktar kademesi varsa uygulanır
5. Geçerli kampanya, birleşme kuralına göre uygulanır
6. KDV eklenir

Örnek hesap: Liste fiyatı 1.000 TL olan bir ürün, B grubu bayi (%10+%5), sipariş anında geçerli ek %3 kampanya ile:

Bayi ekranda bu dökümü görebiliyorsa, "neden bu fiyat?" sorusu satış ekibine gelmeden cevaplanmış olur.

Döviz bazlı fiyat listeleri

Türkiye’de özellikle ithal ürünlerle çalışan distribütörlerde fiyat listesinin USD veya EUR bazında tutulması yaygındır. Bu durumda portal kurulumundan önce şu kararlar netleşmeli:

• Hangi kur? Hangi kur türü esas alınacak? TCMB’nin açıkladığı kurlar mı, bankanızın kuru mu, sizin belirlediğiniz bir kur mu?
• Ne zaman? Kur sipariş anında mı sabitleniyor, yoksa fatura anında mı? İkisi arasında birkaç gün varsa, bayi ekranda gördüğü TL tutarla faturada farklı bir tutarla karşılaşabilir.
• Ne sıklıkla güncelleniyor? Günde bir mi, anlık mı?
• Bayiye nasıl gösteriliyor? Döviz fiyat, TL karşılığı veya ikisi birden.

Bu kuralların bayiye açıkça gösterilmesi, kur hareketli dönemlerde yaşanan fiyat tartışmalarını ciddi ölçüde azaltır. Kur farkının faturalandırılması gibi konularda ise mali müşavirinizin görüşünü almanızı öneririz.

KDV dahil mi, hariç mi göstermeli?

B2B’de yaygın ve genelde daha anlaşılır olan yöntem, birim fiyatları KDV hariç göstermek, sipariş toplamında KDV tutarını ve KDV dahil genel toplamı ayrıca göstermektir. Bayiler kendi maliyet ve satış hesaplarını çoğunlukla KDV hariç fiyat üzerinden yapar.

Hangi yöntemi seçerseniz seçin, tüm ekranlarda aynı yöntemi kullanın ve fiyatın yanında "KDV hariç" ya da "KDV dahil" ibaresini net şekilde gösterin.

Yuvarlama: Küçük ama inatçı bir sorun

Portal ile ERP aynı formülü kullansa bile yuvarlama farklıysa kuruş farkları çıkar. Özellikle şunlara dikkat edin:

• Yuvarlama her iskonto adımında mı, sadece en sonda mı yapılıyor?
• Satır bazında mı, sipariş toplamında mı?
• Kaç ondalık basamak kullanılıyor?

Bu farklar küçük görünür, ama bayi mutabakatında ve cari ekstrede sürekli açıklama gerektiren farklara dönüşür. Portalın yuvarlama mantığı ERP’ninkiyle birebir aynı olmalı.

En sık yapılan hatalar

• Ardışık iskontoyu toplamak. %10+%5’i %15 sanmak.
• Her bayi için ayrı liste tutmak. Fiyat artışında onlarca listeyi tek tek güncellemek zorunda kalmak.
• Kampanya birleşme kuralını tanımlamamak. Aynı kampanyanın farklı bayilerde farklı sonuç vermesi.
• Süresiz istisnalar. Bir kez verilen özel fiyatın yıllarca devam etmesi.
• Portalda ayrı fiyat yönetmek. ERP ile portalın zamanla farklı fiyat göstermesi.
• Kur kuralını belirsiz bırakmak. Bayinin ekranda gördüğü tutarla faturadaki tutarın farklı çıkması.

Portala geçmeden önce kontrol listesi

Fiyat yapısı hazırsa, portal kurulumu için gereken diğer verilere Bayi Portalı Kurulumu: Hazırlanacak Veriler yazısından bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Aynı bayiye hem grup iskontosu hem kampanya uygulanabilir mi?

Uygulanabilir, ama bunun kuralı önceden belirlenmeli. Kampanya grup iskontosuna ek mi olacak, yoksa ikisinden yüksek olan mı geçerli olacak? Bu kural tanımlanmazsa aynı kampanya farklı bayilerde farklı sonuç verebilir.

%10+%5 iskonto ile %15 iskonto aynı şey mi?

Hayır. Ardışık iskontolar çarpılarak uygulanır: %10+%5, toplamda %14,5 iskonto eder. 1.000 TL’lik bir üründe bu, 850 TL yerine 855 TL net fiyat demektir.

Bayi başka bir bayinin fiyatını görebilir mi?

Doğru kurulmuş bir portalda göremez. Her bayi yalnızca kendi grubuna ve kendisine tanımlı fiyatları görür.

Fiyatları portalda mı, ERP’de mi yönetmeliyim?

Tercihen ERP’de. Fatura ERP’den kesildiği için, fiyatın da orada tanımlı olması portal ile fatura arasındaki farkları önler. Portal, ERP’deki fiyat yapısını okuyup bayiye göstermeli.

Döviz bazlı fiyatta hangi kur esas alınmalı?

Bu sizin ticari kararınızdır. Önemli olan, kur türünün, kurun hangi anda sabitlendiğinin ve ne sıklıkla güncellendiğinin açıkça tanımlanması ve bayiye gösterilmesidir.

Kaç bayi grubu olmalı?

Kesin bir sayı yok. Ama grup sayısı arttıkça yönetim zorlaşır. Her yeni istisna için yeni grup açmak yerine, benzer koşulları aynı grupta toplamak daha sürdürülebilirdir.

Kısaca

Bayiye özel fiyatı yönetilebilir kılan şey, katmanlı bir yapı ve tek bir fiyat kaynağıdır: tek liste fiyatı, bayi grupları, net tanımlanmış iskonto ve kampanya kuralları, süreli istisnalar. Bu yapı ERP’de doğru kurulduğunda, bayi portalı sadece doğru fiyatı göstermekle kalmaz, fiyat tartışmalarını da büyük ölçüde bitirir.