Bayi Portalı Kurulumu: Hazırlanacak Veriler (Checklist)

Bayi portalı kurulumunda en çok zaman alan iş yazılım değildir. Bilgilerinizi toparlamaktır: hangi ürünleri satıyorsunuz, hangi bayiyle çalışıyorsunuz, kime hangi fiyatı veriyorsunuz, portala kim girecek.

İyi haber şu: Bu bilgilerin büyük kısmı zaten elinizde. Muhasebe programınızda, Excel dosyalarınızda, satış ekibinizin telefonunda. Yapılacak iş, bunları bir araya getirip düzenlemek.

Bu yazıda hazırlamanız gereken her şeyi sade bir dille, madde madde anlatıyoruz. Yazının sonunda kopyalayıp ekibinizle paylaşabileceğiniz bir kontrol listesi de var.

Neden önce bilgiler?

Portal, elinizdeki bilgileri bayinin ekranına taşır. Bilgi doğruysa işinizi kolaylaştırır. Yanlışsa, o yanlışı herkesin görebileceği bir yere koyar.

Telefonda "o fiyat eskiydi, düzeltiriz" diyebilirsiniz. Ama bayi ekranda bir fiyat gördüyse ve siparişini ona göre verdiyse, o fiyat artık yazılı bir söz gibidir. Yanlış bir teslimat adresi ise malın yanlış yere gitmesi demektir.

Bu yüzden kurulumdan önce birkaç gün bilgileri gözden geçirmek, kurulumdan sonra haftalarca düzeltme yapmaktan çok daha kolaydır.

1. Ürün listesi

Bayinin portalda göreceği ve sipariş vereceği ürünler.

Her ürün için gerekenler:

• Ürün kodu
• Ürün adı
• Satış birimi (adet, koli, paket, kilo...)
• Bir kolide veya pakette kaç adet olduğu
• Marka ve kategori
• Barkod (varsa)
• Görsel (varsa)

En sık karşılaşılan sorunlar:

• Aynı ürünün iki farklı kodla kayıtlı olması
• Artık satılmayan ürünlerin listede durması
• Ürün adlarının kısaltmalarla, sadece sizin ekibinizin anlayacağı şekilde yazılmış olması

İpucu: Portala tüm ürünleri değil, bayilerin gerçekten sipariş verdiği ürünleri açın. Son bir yılda hiç satılmamış ürünleri başlangıçta gizlemek, bayinin aradığını bulmasını kolaylaştırır. Görseller ilk gün zorunlu değil; en çok satan ürünlerden başlayıp zamanla tamamlayabilirsiniz.

2. Bayi listesi

Portala girecek her bayi firma için temel bilgiler. Muhasebe programınızda bunlar genellikle "cari hesap" olarak kayıtlıdır.

Her bayi için gerekenler:

• Firma unvanı
• Vergi numarası ve vergi dairesi
• Fatura adresi
• Teslimat adresleri (birden fazla şubesi veya deposu varsa hepsi)
• Yetkili kişi ve iletişim bilgileri
• Ödeme vadesi
• Kredi limiti (bayinin ne kadar açık borçla sipariş verebileceği)
• Hangi fiyat grubunda olduğu
• Sorumlu satış temsilcisi

En sık karşılaşılan sorunlar:

• Teslimat adreslerinin eksik ya da eski olması
• Aynı bayinin birden fazla kez kayıtlı olması
• Kredi limitlerinin hiç tanımlanmamış ya da yıllardır güncellenmemiş olması

İpucu: Teslimat adreslerine özellikle dikkat edin. Sevk belgeleri bu adreslere göre düzenlenir. Adres eksik veya yanlışsa, sorun portalda değil, malın yola çıktığı anda ortaya çıkar.

3. Fiyatlar

Hangi bayiye hangi fiyatı verdiğiniz. Bu, genelde hazırlığın en çok konuşulan kısmıdır.

Gerekenler:

• Her ürünün temel liste fiyatı
• Bayi grupları (örneğin A, B, C bayi) ve her grubun indirim oranı
• Varsa miktara göre indirimler
• Devam eden kampanyalar, başlangıç ve bitiş tarihleriyle
• Bazı bayilere verdiğiniz özel fiyatlar
• Fiyatlar TL mi, döviz mi? Dövizse hangi kurla çevriliyor?

En sık karşılaşılan sorunlar:

• Fiyatların birkaç farklı Excel dosyasında durması ve hangisinin güncel olduğunun belli olmaması
• Bazı bayilere verilen özel fiyatların sadece satış temsilcisinin aklında olması
• Süresi dolmuş kampanyaların hâlâ uygulanıyor olması

İpucu: Satış ekibinizle bir toplantı yapıp "kime, hangi üründe, farklı fiyat veriyoruz?" sorusunu açıkça konuşun. Bu toplantı çoğu firmada fiyat yapısını ilk kez gerçekten masaya yatırır. Konunun ayrıntıları için Bayiye Özel Fiyat Listesi Nasıl Kurgulanır? yazısına bakabilirsiniz.

4. Stok ve depo

Bayiye stok bilgisini nasıl göstereceğinize karar verin.

Karar vermeniz gerekenler:

• Bayi stok adedini mi görecek, yoksa sadece "var / az / yok" bilgisini mi?
• Birden fazla deponuz varsa, hangi depoların stoku bayiye açık olacak?
• Başka siparişler için ayrılmış ürünler stoktan düşülerek mi gösterilecek?
• Stokta olmayan ürüne sipariş verilebilecek mi?

İpucu: Birçok firma bayiye kesin stok adedini göstermek istemez. Bu çok normal bir tercih. Önemli olan, bayinin "var mı?" diye aramak zorunda kalmaması.

5. Kullanıcılar

Portala kimlerin gireceği ve ne yapabileceği.

Bayi tarafında:

• Her bayide portala kimler girecek? (İsim, e-posta, telefon)
• Kim sipariş verebilecek, kim sadece bakiyesini ve faturalarını görebilecek?

Sizin tarafınızda:

• Hangi satış temsilcisi hangi bayilerden sorumlu?
• Siparişleri kim onaylayacak?
• Portalı kim yönetecek, yeni bayi ve kullanıcıları kim açacak?

İpucu: Her bayiye tek bir ortak şifre vermek yerine, her çalışana ayrı kullanıcı açın. Böylece kimin hangi siparişi verdiği bellidir ve biri işten ayrıldığında sadece onun erişimini kapatırsınız.

Bayi çalışanlarının adı, telefonu ve e-postası kişisel veridir. Portalda bu kişiler için bir aydınlatma metni bulunması gerekir; bunun için hukuk danışmanınızdan ya da KVKK sorumlunuzdan destek alabilirsiniz.

6. Sipariş kuralları

Bir sipariş geldiğinde ne olacağı. Bunlar bilgi değil, karar. Ama kurulumdan önce netleşmesi gerekir.

Karar vermeniz gerekenler:

• Portaldan gelen her sipariş onaydan mı geçecek, yoksa doğrudan işleme mi alınacak?
• Kredi limitini aşan bir bayi sipariş verdiğinde ne olacak?
• Minimum sipariş tutarı var mı?
• Sipariş verildikten sonra bayi değişiklik ya da iptal yapabilecek mi?
• Bayiye sipariş durumu hakkında e-posta veya SMS bildirimi gidecek mi?

İpucu: İlk aşamada kuralları sade tutun. Başlangıçta tüm siparişlerin onaydan geçmesi, hem sizin hem bayilerin sisteme alışmasını kolaylaştırır. Zamanla güvendiğiniz bayiler için onay adımını kaldırabilirsiniz.

Unutulan ama önemli bir adım: Bayilere haber vermek

Portal hazır olsa bile, bayiler bir gün içinde telefonu bırakıp portala geçmez. Geçişi kolaylaştırmak için:

• Kısa bir duyuru hazırlayın: Portal ne işe yarıyor, nasıl giriş yapılır, kime ulaşılır.
• Önce birkaç bayiyle başlayın: Teknolojiye yatkın, düzenli sipariş veren birkaç bayiyle deneyin. Onların geri bildirimleri, diğer bayiler için yol gösterir.
• Satış ekibini ikna edin: Satış temsilcileri portalı bayilere anlatacak kişilerdir. Portalın onların işini azaltacağını görmeleri önemli.
• İlk haftalarda iki kanalı birlikte açık tutun: Telefonla sipariş vermek isteyen bayiye "portaldan verin" demek yerine, siparişi alın ve bir sonraki sefere portalı hatırlatın.

Hazırlık sırası

Her şeyi aynı anda yapmak zorunda değilsiniz. Şu sıra işinizi kolaylaştırır:

1. Ürün listesi. En kolay başlangıç, diğer her şey buna bağlı.
2. Bayi listesi ve teslimat adresleri.
3. Fiyatlar. Satış ekibiyle birlikte en fazla konuşma gerektiren kısım.
4. Stok ve sipariş kuralları. Bunlar çoğunlukla karar vermekle ilgili.
5. Kullanıcılar. En son, portal açılmadan hemen önce.

Kontrol listesi

Aşağıdaki listeyi kopyalayıp ekibinizle paylaşabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Her şey hazır olmadan başlayabilir miyiz?

Evet. Ürün ve bayi listeleri, fiyatlar ve temel kurallar hazırsa başlanabilir. Görseller ve bazı detaylar zamanla tamamlanabilir. Önemli olan, bayinin gördüğü fiyat ve bilgilerin doğru olması.

Bu bilgileri Excel’de mi hazırlamalıyız?

Muhasebe veya ERP programınızda kayıtlıysa, çoğu doğrudan oradan aktarılabilir. Excel genelde eksikleri tamamlamak ve kontrol etmek için kullanılır. Hangi bilgilerin programınızdan otomatik geleceğini kurulum ekibiyle birlikte belirlemek, gereksiz iş yapmanızı önler.

Tüm bayileri aynı anda portala almalı mıyız?

Zorunda değilsiniz. Birkaç bayiyle başlayıp, deneyimlere göre düzenleme yapmak ve sonra diğer bayileri eklemek çoğu zaman daha rahat bir geçiş sağlar.

Bu hazırlığı kim yapmalı?

Tek bir kişinin işi değil. Ürünler için satın alma veya depo, bayiler ve kredi limitleri için muhasebe, fiyatlar için satış yöneticisi birlikte çalışmalı. Ama süreci takip eden bir sorumlu olması işleri hızlandırır.

Demoya gelirken ne getirmeli?

Portalın sizin işinizde nasıl görüneceğini anlamanın en iyi yolu, kendi bilgilerinizle görmek. Demoya şunlardan küçük birer örnekle gelirseniz, çok daha somut bir görüşme yaparız:

• 20–30 ürünlük bir ürün listesi
• Farklı fiyat gruplarından birkaç bayi
• Mevcut fiyat listenizden bir örnek
• Bayilerinizin en çok sorduğu üç soru

İlgili yazılar

Rehberler

29 Eyl 2026 · 7 dk okuma

Bayi Sipariş Sistemi Nedir? Ne Yapar, Ne Yapmaz?

Bayi sipariş sistemi nedir, ERP’den farkı ne, neleri çözer, neleri çözmez? Distribütör ve üreticiler için sade, dürüst bir rehber.

Devamını oku ›

Rehberler

29 Eyl 2026 · 7 dk okuma

B2B E-Ticaret mi, Bayi Sipariş Sistemi mi?

İki sistem müşteri, fiyat, ödeme ve ERP tarafında nerede ayrılıyor? Hangisinin size uyduğunu anlamak için karşılaştırma ve beş soru.

Devamını oku ›